Op 27 september is het UBO-register in werking getreden. In het UBO-register staan alle Ultimate Beneficial Owners of ‘uiteindelijk begunstigden’ van een vennootschap of andere juridische entiteit geregistreerd. De verplichting tot inschrijven in het UBO-register geldt voor bijna alle rechtspersonen en rechtsvormen en is een maatregel om witwassen te voorkomen. Dit is opgelegd in een Europese richtlijn (de in 2015 en 2018 aangenomen Vierde en Vijfde Europese antiwitwasrichtlijnen). Inschrijving in het UBO-register moest uiterlijk op 27 maart 2022 een feit zijn en loopt via de Kamer van Koophandel. In de praktijk blijkt dat rechtspersonen hier vaak nog niet hebben voldaan. Daarmee loopt u als vennootschap een risico, want aangegeven is dat er tot handhaving wordt overgegaan.
Voor wie geldt de plicht tot inschrijven in het UBO-register?
In Nederland opgerichte rechtspersonen die zijn ingeschreven in het Nederlandse Handelsregister van de Kamer van Koophandel, moeten hun UBO identificeren en daarvan opgave doen in het Handelsregister. De verplichte inschrijving moet plaatsvinden bij oprichting. Bestaande vennootschappen hadden tot 27 maart 2022 voor de inschrijving. Het is niet noodzakelijk dat rechtspersonen alle vroegere UBO’s inschrijven: het gaat om UBO’s die op het moment van inschrijving aanwezig zijn. Eventuele wijzigingen moet u doorgeven, om het UBO-register te updaten.
Onder de rechtspersonen voor wie de inschrijvingsplicht geldt, vallen bijvoorbeeld de bv en de vof. Onder voorwaarden zijn beursgenoteerde vennootschappen en hun 100%-dochtervennootschappen uitgesloten. Een van die voorwaarden is dat ze aan openbaarmakingsverplichtingen moeten voldoen, zoals die in de Europese richtlijn zijn genoemd.
Ook anderen dan rechtspersonen moeten hun UBO doen inschrijven. Er is aansluiting gezocht bij de entiteiten die zijn opgenomen in de Handelsregisterwet 2007, zoals de uiteindelijk begunstigde(n) van een fonds voor gemene rekening als trustachtige.
De registratieplicht geldt voor op de in Nederland opgerichte entiteiten en vennootschappen. Niet de UBO moet zich inschrijven: die verantwoordelijkheid ligt bij de bestuurder van de rechtspersoon. Waar de UBO woont, is irrelevant. Kortom: ook als deze natuurlijke persoon in het buitenland woont, moet deze als UBO van de Nederlandse rechtsvorm worden ingeschreven.
Voor wie geldt de plicht tot inschrijven in het UBO-register niet?
Eenmanszaken en publiekrechtelijke rechtspersonen hoeven zich niet te melden voor het UBO-register. Bij een eenmanszaak is hoe dan ook duidelijk wie de uiteindelijk begunstigde is en die staat ook al bij de Kamer van Koophandel ingeschreven. Zodoende is bekend voor wiens rekening en risico de eenmanszaak komt. Naar hun aard vallen publiekrechtelijke rechtspersonen ook buiten het UBO-register. Voor verenigingen van eigenaren geldt evenmin een inschrijvingsplicht.
Buitenlandse rechtsvormen die niet in Nederland aanwezig zijn, staan niet in het Nederlandse Handelsregister ingeschreven. Voor hen geldt buitenlands recht, ook al zijn de bestuurders eventueel Nederlands.
Wie is de UBO?
De betreffende vennootschap dient de UBO in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te registreren. De UBO betreft iedere natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of uiteindelijke zeggenschap heeft over een rechtspersoon.
Ook degene voor wiens rekening een transactie of activiteit wordt verricht voor de vennootschap, is een UBO. Als iemand een juridisch of economisch belang heeft van meer dan 25% heeft, is de aanname dat die persoon een UBO is. Als blijkt dat een ander persoon de echte zeggenschap heeft, wordt die andere persoon als UBO aangemerkt.
In het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 staat voor rechtsvormen een meer gedetailleerde uitwerking van de definitie van UBO en welke personen in ieder geval als UBO moeten worden gezien.
Bij via STAK gecertificeerde aandelen gelden de certificaathouders die voldoen aan de 25%-grens als UBO’s van de rechtspersoon waarop de certificaten betrekking hebben; vaak niet van de STAK zelf. Voor de STAK zelf kwalificeren de bestuurders meestal als pseudo-UBO: er is geen sprake van een substantiële gerechtigdheid tot vermogen of resultaat, maar zij worden wel als UBO in het UBO-register vermeld.
Meerdere UBO’s
Er kunnen verschillende UBO’s zijn bij dezelfde entiteit. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de situatie waarin drie natuurlijke personen ieder een derde deel van de aandelen in een bv bezitten: zij zijn ieder een UBO in de zin van de wet.
Stel dat een dga vijf houdstermaatschappijen zou oprichten die ieder slechts 20% van de aandelen in een en dezelfde werkmaatschappij bezitten, dan bezit die dga indirect een belang van 100%. Daarmee is deze dga de UBO. De werkmaatschappij moet dat melden: het volstaat niet om te constateren dat ieder van haar rechtstreekse aandeelhouders maar 20% van de aandelen houdt.
Welke informatie over de UBO levert u aan?
Op grond van de Handelsregisterwet moeten de volgende gegevens over de UBO worden aangeleverd:
- het Burgerservicenummer (als daar sprake van is);
- een fiscaal identificatienummer van een ander land dan Nederland waarvan die persoon ingezetene is (als die identificatienummers zijn verstrekt door de woonstaat);
- naam;
- geboortemaand;
- geboortejaar;
- nationaliteit;
- woonstaat en woonadres;
- aard en omvang van het door de uiteindelijk begunstigde gehouden economisch belang.
Wat betreft het economisch belang: dit gaat om bandbreedtes van bepaalde percentages en dus niet om concrete geldbedragen.
Verder moeten bovendien in het Handelsregister ook bepaalde stukken gedeponeerd worden, namelijk afschriften van de diverse documenten waarmee de genoemde informatie is vastgesteld.
Afhankelijk van de rechtsvorm, gaat het om een afschrift van de volgende stukken:
- aandeelhoudersregister;
- statuten;
- certificaathoudersregister;
- oprichtingsakte;
- andere notariële akte;
- ledenregister;
- contract van oprichting;
- inschrijving in het Handelsregister;
- organogram;
- overige relevante documenten over de aard en omvang van het gehouden economisch belang.
Sancties bij niet-naleving
Het niet, niet juist, niet volledig of niet tijdig registreren van informatie over een UBO door vennootschappen en andere juridische entiteiten, vormt een economisch delict in de zin van de Wet Economische Delicten. Aansluiting is gezocht bij de sanctie die staat op overtreding van artikel 47 Handelsregisterwet 2007. In dat artikel is bepaald dat het verboden is te handelen in strijd met of niet te voldoen aan een bij of krachtens de Handelsregisterwet 2007 gestelde verplichting tot het doen van een opgave ter inschrijving in het Handelsregister. Het opgeven van de UBO-informatie valt hieronder.
De sanctie kan een gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete tot € 20.500 zijn. Wwft-toezichthouders van het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst zijn daarnaast bevoegd om een bestuurlijke boete, last onder dwangsom of aanwijzing te geven aan Wwft-instellingen die zich niet houden aan de terugmeldingsplicht. Die laatste plicht geldt voor dienstverleners, zoals accountants, die een afwijking tussen de eigen gegevens en die in het UBO-register constateren. ZIj moeten vaststellen of de gegevens in het UBO-register juist zijn. Als dat niet zo is, moet een terugmelding plaatsvinden.
Voordat een sanctie wordt opgelegd, ontvangt de desbetreffende entiteit altijd eerst per brief een laatste waarschuwing. Daarin staat een termijn om alsnog aan de registratieplicht te voldoen. U hoeft dus niet zomaar een boete of andere sanctie te verwachten.
Bij de handhaving wordt voorrang gegeven aan entiteiten waar de risico’s op witwassen en financieren van terrorisme het hoogst zijn. Bij de overige entiteiten vinden steekproeven plaats.
Let op: u kunt niet zomaar het UBO-register raadplegen
Op 22 november 2022 heeft het Hof van Justitie van de Europese Unie een uitspraak gepubliceerd over het UBO-register. Het Hof concludeerde hierin dat de bepaling in de Europese anti-witwasrichtlijn, waarin staat dat lidstaten moeten zorgen dat iedereen het UBO-register moet kunnen raadplegen, niet geldig is. De Kamer van Koophandel verstrekt daarom nu (tijdelijk) geen informatie uit het UBO-register.