Thuiswerken groeide de laatste jaren al aan populariteit en na het uitbreken van de Covid-pandemie heeft dit een vogelvlucht genomen. Geen reistijd en iets meer de baas zijn over de eigen agenda: thuiswerken heeft zo zijn voordelen. Voor werknemers betekent in het eigen huis werken wel dat er meer kosten zijn, zeker nu de energietarieven door het dak gaan. In 2022 kon een werkgever daarom per dag twee euro aan onbelaste thuiswerkvergoeding bieden aan de werknemer voor kosten die deze maakt tijdens een thuiswerkdag. Per 1 januari 2023 stijgt de onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2 naar € 2,15: een stijging van 7,5%.
De thuiswerkvergoeding per 2023 en de Belastingdienst
Sinds 1 januari 2022 mag een werkgever maximaal twee euro per dag aan een werknemer te vergoeden voor de kosten van thuiswerken zonder over deze thuiswerkvergoeding belasting verschuldigd te zijn aan de Belastingdienst. Hiervoor hoeft de werknemer niet de hele dag thuis te werken: een deel van de dag thuiswerken is voldoende om als werknemer voor het bedrag van twee euro in aanmerking te komen.
In het geval een werknemer een deel van de dag thuis werkt en een ander deel op kantoor, dan kan de werkgever niet zowel de thuiswerkvergoeding van maximaal € 2 per dag onbelast aan een werknemer geven, als de onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer voor het woon-werkverkeer.
Het benutten van vrije ruimte
Wellicht wilt u als werkgever uw werknemer meer dan twee euro per dag vergoeden. Is deze thuiswerkvergoeding belast of onbelast? Er bestaat een mogelijkheid om ook dit meerdere onbelast aan de werknemer af te dragen. In dat geval dient u het meerdere aan te wijzen in uw vrije ruimte van de werkkostenregeling. Deze vrije ruimte bedroeg in 2022 1,7% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom. Boven dit bedrag was dit 1,18%. Blijft u met al uw aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen de vrije ruimte? Dan hoeft u daarover niets af te dragen aan de Belastingdienst. Wanneer u de vrije ruimte overschrijdt, dan betaalt u 80% belasting.
Het benutten van de vrije ruimte kan, naast de hierboven genoemde percentages ten opzichte van de loonsom, niet onbeperkt. Als werkgever moet u namelijk voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet meer dan 30% mag afwijken van wat er gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. De Belastingdienst ziet bedragen tot € 2.400 per werknemer per jaar in principe als gebruikelijk. Daarboven voldoet u mogelijk niet aan de gebruikelijkheidstoets.
De onbelaste thuiswerkvergoeding in 2023: gecorrigeerd voor de inflatie
De onbelaste thuiswerkvergoeding wordt per 1 januari 2023 geïndexeerd op basis van de tabelcorrectiefactor. De inflatie is van invloed op deze tabelcorrectiefactor. De tabelcorrectiefactor voor 2023 is bepaald op 1,063. Met de tabelcorrectiefactor van 1,063, komt het vrijstellingsbedrag voor de thuiswerkvergoeding op € 2,13. In het Belastingplan 2022, waarin de introductie van de thuiswerkvergoeding is geregeld, staat evenwel dat het bedrag na toepassing van de correctiefactor naar boven afgerond wordt op een veelvoud van vijf eurocent. Dit is zo bepaald ten behoeve van de uitvoeringspraktijk. Daarmee is de onbelaste thuiswerkvergoeding voor 2023 vastgesteld op € 2,15 per thuiswerkdag. Dit bedrag is ook vermeld in de Nieuwsbrief Loonheffingen 2023, die de Belastingdienst publiceerde.
Overigens gaat ook het bedrag van de onbelaste reiskostenvergoeding in 2023 ook omhoog: van maximaal € 0,19 naar maximaal € 0,21. De onbelaste reiskostenvergoeding is overigens niet aan de tabelcorrectiefactor gekoppeld. Er is een wetswijziging nodig als een dergelijke koppeling er wél zou moeten komen.
Lobby bij de Belastingdienst voor een hogere thuiswerkvergoeding
Vakbond FNV wilde een aanzienlijk hogere thuiswerkvergoeding dan de € 2,15 die er nu is vastgesteld. FNV beoogde namelijk een verhoging van de onbelaste thuiswerkvergoeding naar € 6 per dag (uiterlijk per 2023). De vakbond beargumenteerde dit door te stellen dat de huidige regeling niet toereikend is en dat werknemers hiermee geen reëel gemaakte thuiswerkkosten vergoed krijgen. Deze liggen aanzienlijk hoger dan het bedrag waar het Nibud in augustus 2021 op uitkwam, toen het voor het eerst een berekening van de thuiswerkvergoeding maakte. Aan deze oproep van de vakbond is geen gevolg gegeven.
De werkkostenregeling
Conform de werkkostenregeling (WKR) is het de werkgever toegestaan om een percentage van het totale fiscale loon van de organisatie te besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers. Sinds 2020 is hierbij een onderscheid gemaakt tussen twee schijven. Over de eerste € 400.000 van de loonsom geldt een verhoogd percentage van 1,7%. Voor ieder bedrag boven de € 400.000 van de loonsom geldt dat 1,18% vrij te besteden is aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers.
Deze percentages van de vrije ruimte gaan omhoog in 2023, namelijk naar 3% tot en met € 400.000. In 2024 daalt dit percentage weer, namelijk naar 1,92%. Over de loonsom boven de € 400.000 blijft de vrije ruimte gelijk, dus 1,18%.
Als werknemer kunt u de vrije ruimte gebruiken voor alle gebruikelijke vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Voorbeelden zijn een telefoon, een laptop en een fiets. Ook een geschenk aan werknemers kunt u onderbrengen in de vrije ruimte. Denkt u aan een kerstpakket of een verjaardagscadeau. Het betreft alleen vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Geeft u geschenken aan personen die niet werknemers zijn, zoals relaties, dan gelden er andere fiscale regels. Voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen bestaat er een gerichte vrijstelling of nihilwaardering. Als van een van die gevallen sprake is, dan neemt de voorziening geen vrije ruimte in beslag.
Vergoedt of verstrekt de werkgever bedragen aan de werknemer die de vrije ruimte overstijgen, dan is de werkgever verplicht om over het meerdere 80% eindheffing te betalen. Dat klinkt royaal en toch is het in sommige gevallen voordeliger dan het bruteren van een loonbestanddeel.
Verhoogde vrije ruimte en een renteloze lening van een werknemer
Bij de behandeling van het Belastingplan 2023 is verder de vraag aan de orde geweest of de werkgever de verhoogde vrije ruimte van 2023 kan gebruiken voor het rentevoordeel dat de werknemer heeft bij een renteloze lening van de werkgever. De uitkomst hiervan is dat dat kan.
Een daaraan gekoppelde vraag is of de werkgever voor een kwijtschelding of een gedeeltelijke kwijtschelding van de lening ook gebruik kan maken van de (verhoogde) vrije ruimte. Ook dat is mogelijk, zo heeft de Belastingdienst bepaald. Hier gelden de reguliere regels voor, zoals neergelegd in de paragrafen 4.2 en 22.2.5 van het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst. Het rentevoordeel of de kwijtschelding is loon op het moment dat het voordeel wordt genoten. Het is de werkgever toegestaan om dat voordeel (loon in natura) aan te wijzen als eindheffingsloon. Daarna kan de werkgever gebruikmaken van de (verhoogde) vrije ruimte. Deze regeling is ook van toepassing als de lening vóór 2023 is aangegaan.
Het moment van (gedeeltelijke) kwijtschelding is het moment waarop duidelijk is dat de werknemer niet meer gehouden is om het bedrag terug te betalen. De leningovereenkomst moet vastliggen in de loonadministratie van de werkgever.